kanzleiManager
Gliederung der Beschreibung der Kanzleilösung
Grundkonzepte / Grundidee der Kanzleilösung
Die gesamte hmd-Programmpalette basiert auf einer mandantenorientierten Programmstruktur. Das bedeutet, dass erst der Mandant, dann das benötigte Programm aufgerufen wird. Der Vorteil dieser Verarbeitungsweise liegt auf der Hand. Alle Daten, die einen Mandanten betreffen, werden bei der Mandantenauswahl geladen und stehen sofort und an jeder Stelle in den hmd-Programmen über einfache Menüpunkte und Anzeigen zur Verfügung.
Dieser Datenverbund garantiert die schnelle und flexible Bearbeitung des Alltagsgeschäftes in einer Steuerkanzlei.
Die nicht von hmd selbst entwickelten Programmbereiche Lohn- und Gehalt sowie Wissensmanage-ment sind in diese Verbundlösung bestmöglich eingebunden, eine Vielzahl an Schnittstellen ermöglicht den Datenaustausch.
Neben der mandantenorientierten Struktur basieren die hmd-Entwicklungen, insbesondere im Bereich der Kommunikationslösungen, auf dem Einsatz modernster Technologien und Lösungen. hmd hat sich jedoch von Anfang an auf die Fahne geschrieben, dass moderne Technologie nicht unbedingt die teuerste sein muss. Lösungen, die den Alltag des Anwenders erleichtern, deren Vorteile aus dem Kanzleileben nicht mehr wegzudenken sind und deren Kosten sich danach richten, welche Ansprüche der Anwender hat, sind das Markenzeichen von hmd.
Der hmd.kanzleiManager bietet innerhalb des Standard-Programmpaketes schon viele Möglichkeiten mit dem Einsatz moderner Technologien Arbeitszeit und Aufwand zu reduzieren. Die Kommunikation mit dem Mandanten und die Beratung vor Ort wird beispielsweise durch verschiedene Import- und Exportmöglichkeiten von Mandantendaten, durch die Auslagerung einzelner Mandanten auf Beraterlaptops zur Besprechung vor Ort oder durch den Einsatz des sog. Mandantenservers zum einfachen Datenaustausch zwischen Berater und Mandant um ein vielfaches erleichtert.
Durch die flexible Entwicklung des Programmpaketes steht auch der Integration mehrerer Niederlassungen, Heimarbeiter oder selbstbuchender Mandanten in das Kanzleisystem mit Hilfe der hmd-eigenen ASP-Lösung nichts im Wege. Updates rufen hmd-Anwender schnell und bequem über das Internet ab, die Installation auf den einzelnen Arbeitsplätzen erfolgt per Knopfdruck.
Rechnungswesen
In den Bereich Rechnungswesen gehören bei hmd die folgenden Programmbereiche:
Finanzbuchhaltung
- Kostenstellen- / Kostenträgerrechnung
- BANKonline
- Zahlungsverkehr
- Offene Posten
- Kassenbuch
- Anzahlungsverwaltung
- Mahnwesen
- Mandanteninfobrief
- Automatischer Afa-Zugriff
- Standardkontenpläne und Standardgliederungen
Anlagenbuchhaltung
Jahresabschluss
- BilanzManager zur automatischen Verbuchung von Standardvorgängen
Bilanz auf Basis von Fibu-Daten
Betriebliche Steuern
- USt-VA
- ELSTER für USt-VA
- Umsatzsteuer
- Gewerbesteuer
- Körperschaftsteuer
Bilanzbericht
- Textbausteine
- Berechnungsbausteine
- Individuelle Zusatztexte
Konsolidierung
DataSafe (Archivierung nach GDPdU)
Wie in allen Programmbereichen bei hmd steht hier die Verbundlösung im Vordergrund. Daten, die an einer Stelle eingegeben wurden, sind an allen anderen Stellen vorhanden, an denen man darauf zugreifen muss.
Lohn und Gehalt
Ein Bereich, den hmd nicht durch Eigenentwicklungen abdeckt. Hier werden zwei Lösungen vertrieben, die Inhouse-Software SBS-Lohn sowie die Rechenzentrumslösung ED-Lohn (Eurodata Saarbrücken). Zu beiden Lohnprogrammen bestehen entsprechende Schnittstellen. Der Einsatz von anderen Lohnprogrammen ist unbeschränkt möglich, Schnittstellen bestehen auch zu einigen anderen Lösungen in diesem Bereich.
Steuern
Da die betrieblichen Steuern bei hmd in den Bereich Rechnungswesen integriert sind, ist hier lediglich die Einkommensteuer aufzuzählen.
Zu diesem Modul gehört, neben der klassischen ESt-Berechnung:
- Feststellungserklärung
- ESt-Vorausberechnung
- Antrag auf Eigenheimzulaga
- Antrag auf Lohnsteuerermäßigung
- EÜR-Formular
Auch aus der Einkommensteuer besteht jederzeit Zugriff auf alle vorhandenen Daten. In jedem einzelnen Feld können Kontenzuordnungen hinterlegt werden, die selbstverständlich auch im nächsten Jahr gespeichert bleiben. Die Konten müssen dabei nicht aus der Fibu des ESt-Mandanten kommen, der gerade bearbeitet wird. Hat man sich, z.B. für die Bearbeitung der Anlage V & V, einen gesonderten Fibumandanten eingerichtet, können diese Konten natürlich auch in die ESt des Hauptmandanten einbezogen werden.
Neben einer umfassenden Anzahl Berechnungen und Textanlagen, die mit diesem Modul ausgeliefert werden, ist der Anwender jederzeit in der Lage sich eigene Textanlagen zu erstellen oder bereits vorhandene aus Fremdprogrammen zu übernehmen.
Unternehmensplanung / Controlling / Rating / Risikomenagement
Zur laufenden Beratung der Mandanten können hmd-Anwender folgende Programme einsetzen:
- BeratungsManager
- Planrechnungen (Soll/Ist)
- Finanzmanager (Liquiditätsüberwachung)
- Prognose-BWA
- Mittelverwendungsrechnung
- Bilanz auf Basis von Fibu-Daten
- QuickRating mit speziellen BWA-Funktionen
- hmd.LAYOUT zur individuellen Gestaltung von Auswertungen
- Plausibilitätskontrolle
- CompanyCheck zur ständigen Überwachung der Mandantenergebnisse
- hmd.BESTAND, Bestands- und Informationsverwaltung
Im Bereich Rating vertritt hmd neben der zugehörigen Software noch eine andere Philosophie. Anwender können am hmd.ratingPool teilnehmen. Dahinter versteckt sich weit mehr als nur Software. In regelmäßigen Abständen finden Rating-Workshops statt, auf denen sich alle Teilnehmer treffen um Erfahrungen auszutauschen, aktuelle Trends zu diskutieren und sich über die Änderungen in der zum ratingPool gehörenden Software – dem ratingStar – zu informieren.
Auch außerhalb dieser Workshops passiert viel im ratingPool. Die Teilnehmer stellen hmd laufend Informationen zur Verfügung, die an die anderen Teilnehmer weiterverbreitet werden. Hier geht es um Erfahrungen mit bestimmten Banken, Fallbeispiele, spezielle Berechnungen oder auch komplette Auswertungen. Auch der direkte Kontakt zwischen den Anwendern wird hergestellt, beispielsweise wenn ein Teilnehmer am ratingPool Hilfe in einem sehr speziellen Fall benötigt, mit dem ein anderen Teilnehmer schon Erfahrungen gemacht hat.
Das Kernstück des ratingPool bildet natürlich die Software, der hmd.ratingStar. Neben den Programmen hmd.LAYOUT, hmd.BESTAND und CompanyCheck aus dem Beratungsbereich enthält ratingStar die folgenden Funktionalitäten:
- Übersicht Banksalden
- Bilanzpräsentation
- Forderungs- und Verbindlichkeitenspiegel
- Vermögensaufstellung mit Selbstauskunftsformular
- Einnahmen-/Ausgaben-Übersicht
- Gesamtvermögensübersicht inkl. Mittelverwendung
- Rating-Bericht, auch unterjährig
- Unterjährige Auswertungsvorlagen (auf BWA- und Bilanzbasis)
- Deckungsbeitragsrechnung
- Kapitalflussrechnung
- Liquiditätsübersicht
- Kennzahlenberechnungen
- Vertrags- und Vermögensaufstellungen
- ABC-Analyse
- Integration noch nicht gebuchter Bankauszüge (elektronisch) in die Liquiditätsüberwachung
- Zahlungsübersichten Debitoren/Kreditoren
- Übersicht BW-Ergebnisse des Mandanten mit Vorjahren auf einen Blick
Kanzleiorganisation
Diese Programme sind bei hmd in zwei Bereiche unterteilt, die klassische Eigenverwaltung und das Kanzleimanagement. So kann sich jeder Anwender aussuchen, wie viel Organisation er in seiner Kanzlei über die EDV abwickeln möchte.
Unter Eigenverwaltung verstehen sich die klassischen Programme zur Leistungserfassung und
-auswertung, die Honorarrechnung, die Vorgangsverwaltung und der Korrespondenzbereich. Im Detail stehen folgende Module zur Verfügung:
- Leistungserfassung / Auswertungsgenerator
- Honorarrechnung
- Abrechnung von Abschlägen und Pauschalen
- Lastschrifteinzug
- Korrespondenzmodul
- Vorgangsverwaltung
- Dokumentenvorlagenverwaltung
- Einzelkorrespondenz
- Serienbrief / Rundschreiben
Die Honorarrechnung bietet weitergehende Möglichkeiten, wie z.B. die Erlösverteilung auf beteiligte Sachbearbeiter, den Aufruf von vorhergehenden Rechnungen als Vorlage für aktuelle Rechnungen, einen Fakturavorschlag aus den erfassten Leistungen sowie den Vorjahresvergleich. Auch Pauschalen können selbstverständlich mit Erlösaufteilung bearbeitet werden.
Die LEA-Auswertungen lassen sich flexibel zusammenstellen. Egal, ob der Berater eine Übersicht über Aufwand und Erlös mit allen Sachbearbeitern und Mandanten sehen will, oder ob ein Sachbearbeiter sich schnell eine Aufstellung der noch offenen Vorgänge anzeigen lassen möchte. Die Auswertungen können kinderleicht eingerichtet und in beliebig vielen individuellen Schemas gespeichert werden.
In der Vorgangsverwaltung können alle Tätigkeiten festgehalten werden, die mit einem Mandanten zu tun haben. Hier wird automatisch ein LEA-Satz gespeichert. Der Unterschied zwischen Vorgang und LEA besteht darin, dass ein Vorgang tatsächlich eine Tätigkeit dokumentiert. Hier ist auch im Nachhinein ersichtlich, welche Dokumente erstellt wurden, was mit dem Mandanten besprochen wurde.
Hinter dem Bereich Kanzleimanagement versteckt sich eine etwas andere Organisationsphilosophie. Das Kernstück dieser Philosophie ist der Auftragsmanager, über den alle Tätigkeiten ausgeübt werden. Ein Sachbearbeiter öffnet morgens, wenn er an seinen PC kommt, kein Programm-Menü mehr, wählt keinen Mandanten aus und überlegt nicht, was für diesen Mandanten alles getan werden muss. Automatisch öffnet sich nach Start des Arbeitsplatzes die Auftragsübersicht. Hier sieht der Sachbearbeiter ganz genau, welche Aufträge ihm zugeordnet wurden, den Status dieser Aufträge (offen, Belege da, in Arbeit, fertig und abgerechnet) und ob es Aufträge gibt, für die eine interne Erledigungsfrist abgelaufen ist bzw. in Kürze ablaufen wird.
Vom Start des PCs bis zum Arbeitsbeginn benötigt der Sachbearbeiter 2 Mausklicks in den hmd-Programmen. Schneller geht es nicht.
Checklisten werden bei hmd nicht mit Papier oder Word- bzw. Excel-Dokumenten in Verbindung gebracht, sie laufen programmgesteuert ab. Jeder Arbeitsschritt wird dabei dokumentiert und bei Bedarf in einem Protokoll ausgegeben.
Die folgenden Programme sind im Bereich Kanzleimanagement vorhanden:
- Auftragsmanager
- Auftragsübersicht
- Aufttragsplanung
- Automatische LEA-Erfassung
- Soll-/Ist-Zeitenübersicht
- Jahresendabrechnung
- Rechnungsvorschlagsbearbeitung
- Kundeninformationssystem
- Erinnerungs- und Nachrichtensystem
- Telefonie
- Postbuch
- Stapelscanmodul
- Mail- und Faxeingangsverwaltung
- Fristenüberwachung
- Bescheidkontrolle
- Dokumentenarchiv
- Anwesenheitszeitverwaltung
- Terminkalender mit Fristenüberwachung
Online-Angebote - ASP - Cloud
Die ASP-Lösung von hmd ist zur Zeit gefragter denn je. Hier tritt wieder das Verbundkonzept von hmd in den Vordergrund, in dem der Steuerberater den Datenpool für seine Mandanten zur Verfügung hält.
Der für die ASP-Lösung benötigte Windows Terminalserver wird in der Kanzlei installiert. Am bestehenden Netzwerk müssen dafür keine Änderungen vorgenommen werden, der WTS steht „vor" dem Kanzleinetzwerk. Der Zugriff von außen erfolgt über die Einwahl in ein Internet-Portal, wobei sich der Benutzer das erste Mal identifizieren muss. Hier wird entschieden ob der Benutzer überhaupt Zugriff auf den Kanzleiserver hat. Wenn das so ist wird er zur Anmeldung auf dem Kanzleiserver durchgeschleust, wo er sich ein zweites Mal identifizieren muss. Dabei werden ihm die entsprechenden Benutzerrechte zugeordnet, so dass er tatsächlich nur auf die Datenbestände Zugriff hat, die er auch sehen bzw. bearbeiten darf.
Mandantenzugang
Der Mandant wird automatisch in die Fibu-Erfassung geschleust. Er hat keinen Zugriff auf andere Programme, andere Programmbereiche innerhalb von hmd und Stammdatenprogramme, über die er andere Mandantendaten einsehen könnte. Er kann erfassen, auswerten, an seinem PC ausdrucken. Meldet er sich ab, wird die Verbindung zum Kanzleiserver automatisch getrennt.
Sachbearbeiterzugang
Heimarbeiter oder Sachbearbeiter, die teilweise von zu Hause arbeiten, können mit hmd.ASP so freigeschaltet werden, dass Sie direkt in das hmd-Programm-Menü gelangen.
Beraterzugang
Der Kanzleiinhaber hat selbstverständlich volle Zugriffsrechte und kann mit allen Datenbestände und Programme arbeiten.
Sicherheit steht bei der ASP-Lösung an erster Stelle. Deshalb greifen Benutzer von außen auch nicht direkt auf den Kanzleiserver, sondern auf den vorgeschalteten Terminalserver zu. Von hier aus wird er nur auf die Datenbestände und Programme durchgeschleust, die er im Zugriff haben soll.
Infozugang
Neu in hmd.ASP ist seit kurzem der sogenannte Infozugang, der Mandanten die Einwahl nur zum „anschauen" von Auswertungen, aber nicht zum bearbeiten ermöglicht.
Datentransferservice
Auch der Transferservice im Portal ist neu. Hier können die Mandanten Dokumente und Dateien auf den Kanzleiserver übertragen, z.B. elektronische Bankauszüge oder gescannte Belege. Diese stehen dem Sachbearbeiter in der Kanzlei sofort beim Aufruf des Mandanten zur Bearbeitung zur Verfügung.
Service
Auch der Service wird bei hmd groß geschrieben. Viele Serviceleistungen sind bereits im Programmpflegevertrag integriert, z.B.:
- Hotlineservice, ausschließlich mit Steuerfachangestellten besetzt,
- Updateservice via Internet mit automatischer Arbeitsplatzaktualisierung,
- Installationsservice zur Unterstützung bei Erst- und Neuinstallationen.
Neben diesen Basisleistungen bietet hmd noch eine Anzahl zusätzlicher Serviceleistungen an:
- Systemservice bei allen Fragen, die nicht die hmd-Installation betreffen,
- ServicePhone für den direkten Draht zu allen wichtigen Ansprechpartnern bei hmd ohne Telefoneinheiten gegen eine Monatspauschale,
- Individualschulungen beim Anwender, zur Erstschulung oder Auffrischung
- OnlineTraining, Schulung auf unserem TrainingsServer via Internet um abgegrenzte Programmfragen zu klären,
- Workshops zu Programmen und aktuellen Themen,
- Jahrestreffen für hmd-Anwender,
- Kanzleiberatung zu Themen wie Eigenorganisation, Qualitätsmanagement etc.
Systemvoraussetzungen
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Preise
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