Ein Werkzeug - verschiedene Anwendungen
Mandanten fordern heute Qualität von ihrem steuerlichen Berater. Damit diese in der Kanzlei erreicht und gehalten werden kann, sind nicht unerhebliche organisatorische Anstrengungen in verschiedensten Konstellationen vonnöten. Die RR Systemhaus Reich GmbH bietet mit ihren Systemen für Kanzleiorganisation (RR-Kanzlei) und RR-Intranet optimale Lösungsmöglichkeiten an, die sich an Entwicklung und Wachstum der Kanzlei anpassen und sich gegenseitig ergänzen.
Um langfristig Erfolg zu haben, muss man seinen Mandanten Qualität bieten. Bei steigender Größe des Beratungsunternehmens steigt allerdings der Organisationsaufwand dafür im gleichen Maße wie die Organisationsgröße. Die Sicherung der Qualität zieht sich dabei durch alle Bereiche der Tätigkeiten in der Kanzlei. Dazu gehören organisatorische Gebiete wie einheitliche und übersichtliche Ablage und der Umgang mit Dokumenten ebenso wie die Verwaltung und Einhaltung bestehende Fristen oder die effiziente Verteilung von Post an die zuständigen Mitarbeiter.
Neben den organisatorischen Vorgaben ist es aber mindestens genauso wichtig, die inhaltliche Arbeit der Mitarbeiter zu strukturieren und Prozesse und Vorgaben für die verschiedenen Tätigkeitsbereiche zu definieren. Hier ist es sinnvoll, auf einheitliche Arbeitshilfen wie Checklisten, Formulare oder andere Vorlagen zurückzugreifen. Dies trägt stark zur Vereinheitlichung der Abläufe bei und macht die Kanzlei-Prozesse transparenter.
Neben den Vorteilen der zentralen Vorgabe und Definition von Arbeitsprozessen ist es für die Sicherung der Qualität ebenso wichtig, die Fortbildung der Mitarbeiter über rechtliche Änderungen etc. kontrolliert zu entwickeln und auf einem konstant hohen Niveau zu halten.
Lösungen für komplexe Aufgaben
Hier bietet die RR Systemhaus Reich GmbH mit ihren Systemen für Kanzleiorganisation (RR-Kanzlei) und RR-Intranet optimale Lösungsmöglichkeiten an, die sich an Entwicklung und dem Wachstum der Kanzlei anpassen und sich gegenseitig ergänzen. Sie bieten auf der einen Seite ein komplexes Wissensmanagementsystem, in dem fachliche Informationen für alle Mitarbeiter zentral bereitgestellt werden können. Diese können je nach Bedarf themenspezifisch an bestimmte Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen verteilt werden.
Auf der anderen Seite ist es natürlich auch möglich, Checklisten oder Formulare für bestimmte Aufgaben zu hinterlegen. Damit können auch sehr spezifische Workflows wie z. B. zur Mandantenanlage oder Auftragsannahme definiert werden. Damit ist sichergestellt, dass nichts versäumt wird und alle Schritte dokumentiert werden. Eine andere typische Abbildung eines Workflows stellt das Urlaubsantragsverfahren dar. Selbstverständlich können auch Ressourcen wie Besprechungsräume, Notebook, Projektor u. ä. interaktiv gemanaged werden.
Schließlich bietet sich auch eine Plattform für die Verwaltung von Verträgen mit Überwachung von Kündigungsfristen oder anderen Wiedervorlagen sowie die zentrale Verwaltung der vorhanden Computer, Drucker und anderer technischer Geräte inklusive Wiedervorlage kurz vor Ablauf der Garantiezeit.
RR Intranet ist ein hochmodulares System, in welches sich jederzeit weitere Bausteine einklinken lassen.
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