Planung und Controlling mit Kanzleikennzahlen
Zum erfolgreichen Kanzlei-Controlling gehört neben der Analyse und
Beobachtung des laufenden Tagesgeschäftes auch eine zukunftsorientierte
Planung. Dazu müssen klare und messbare Ziele definiert werden, deren
Einhaltung leicht überprüfbar ist. An dieser Stelle setzen die beiden
Systeme "RR-Kanzlei" und "RR-Planer" an: Sie bieten schnell einsetzbare
Mittel, um den aktuellen Stand der Entwicklung zu verfolgen und ein
optimales Instrument, um auf Basis der bisher erreichten Leistungen
effizient zu planen.Nur dann, wenn im Kanzleicontrolling die
Ziele klar erfasst sind, können auch entsprechende Maßnahmen zur
Realisierung bestimmt und ihre Wirksamkeit überprüft werden. Die
Planung sollte zum einen auf Basis "vergangenheitsbezogener" Kennzahlen
erfolgen, die den bisherigen Erfolg der Kanzlei messen. Dazu gehören
Werte wie der durchschnittliche Stundensatz, die Produktivität der
Kanzlei, der Umsatz pro Mitarbeiter, der Umsatz pro Mandant usw. All
diese Kennzahlen sind leicht zu messen und zu vergleichen. Daneben
sollten aber auch zukunftsbezogene Kennzahlen in die Planung
eingebracht werden, die den zukünftigen Erfolg der Kanzlei besser
widerspiegeln. Hierbei wird besonders darauf geachtet, welches
Verhältnis der Mandant zur Kanzlei hat. Konkret gehören dazu Dinge wie
die Mandantenzufriedenheit, die durchschnittliche Bearbeitungsdauer der
Aufträge, das Verhältnis der "klassischen" zu den "neuen"
Beratungsfeldern oder die Termintreue. Unterstützung aus dem RR Systemhaus Reich
An
dieser Stelle setzen die beiden Systeme "RR-Kanzlei" und "RR-Planer"
der RR Systemhaus Reich GmbH an. Zum einen bieten sie ein schnell
einsetzbares Mittel, um den aktuellen Stand der Entwicklung zu
verfolgen. Dazu gibt es zahlreiche Analysemöglichkeiten für die
Kanzleiführung in jeder gewollten Detailstufe Informationen zu erhalten. Zum
anderen bietet "RR-Planer" das optimale Instrument, um die Planung der
Zukunft auf Basis der bisher erreichten Leistungen schnell und
effizient zu eerstellen. Dabei kann di Erfahrung der bisherigen Arbeit
kombiniert werden mit Maßnahmen zur Erreichung der Planziele. Die
Planung erfolgt auf Basis der Mandanten und Mitarbeiter, so dass als
Ergebnis der Planung sowohl eine zeitliche Kapazitätsplanung sowie eine
Umsatzplanung erfolgen kann. Durch die Möglichkeit des schnellen
ständigen Vergleichs zwischen Soll-und Istwerten kann frühzeitig und
flexibel auf eventuelle Abweichungen reagiert werden. Direkte Soll-/Ist-Vergleiche jederzeit möglich Da
sowohl die Leistungserfassung in "RR-Kanzlei" als auch die Planung in
"RR-Planer" und die Abrechnung auf Grundlage von Aufträgen erfolgt,
bietet sich jederzeit die Möglichkeit des direkten Vergleiches der
Soll-/ und Istwerte der bisher erbrachten Leistungen. Daneben gibt es
aber auch die Möglichkeit, die oben beschriebenen Kennzahlen z.B. auf
Basis der Leistungsarten schnell zu ermitteln und zu vergleichen. Es
bietet sich also die Möglichkeit die Verhältnisse der
Tätigkeitsbereiche zu ermitteln, um z. B. die Erreichung bestimmter
Ziele zur Anhebung im Bereich der betriebswirtschaftlichen Beratung
oder anderer zu kontrollieren. In größeren Strukturen ist es aber
ebenso möglich, die Umsatzverantwortung auf die Teamleiter oder
Bearbeiter zu übertragen, da sie in die geplanten Ziele einbezogen
werden und deren Erreichung jederzeit kontrollieren oder beeinflussen
können. "RR-Kanzlei" und "RR-Planer" bieten hier in allen
Detailstufen das optimale Instrument, um zum einen den bisher
erreichten Erfolg in diversen Kennzahlen zu bestimmen. Weiterhin gibt
es aber vor allem die Möglichkeit, diese Kennzahlen schnell für neue
Planungen zu verwerten. Das heißt auf Basis derer lässt sich eine klar
messbare Planung aller relevanten Größen wie Umsatz, personelle
Kapazität, zeitliche Auslastung erreichen und jederzeit mit dem
Ist-Zustand vergleichen.
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