Kanzleimanagement - Effizienz steigern
von Günter Hässel, WP/StB/RB und Sprecher des Anwenderbeirats von COLLEGA Software GmbH
Managen heißt etwas bewerkstelligen, etwas aufbauen und betreuen. Manager haben Ziele - große Ziele, die sie durch die Verwirklichung kleiner Ziele erreichen. Diese kleineren Ziele werden auch im Kanzleimanagement kontinuierlich aus Plänen entwickelt: aus Umsatzplänen, Ertragsplänen, Investitionsplänen. Damit Planung und Steuerung aber nicht am schieren Zeitmangel scheitern, muss die zentrale Frage lauten: Wie kann man diese Ergebnisse als "Abfallprodukte" aus der Kanzleiabrechnung bekommen?
Der Umsatz ist eine relativ unwichtige Bezugsgröße. Denn das Wohlergehen einer Kanzlei und der dort tätigen Menschen hängt einzig und allein vom Ertrag der Kanzlei ab. Der Gewinn ist dagegen keine Zufallsgröße. Er setzt sich zusammen aus vielen Ergebnissen, die mit einzelnen Aufträgen erzielt wurden. Das Vorhaben, den Gewinn um 10% zu steigern, kann in mehrfacher Hinsicht umgesetzt werden:
1. Umsatzerhöhung
Bei gleichbleibenden Kosten genügt es, den Umsatz entsprechend zu erhöhen. Wenn der Gewinn bisher 20% des Umsatzes beträgt, genügt es, dem Umsatz um 2% zu erhöhen. Das setzt aber voraus, dass das Gebührenrecht und die Wettbewerbsituation eine derartige Erhöhung zulassen.
Methodisch ist diese sehr einfache Vorgehensweise wohl deshalb falsch, weil die Kosten in den meisten Fällen mehr steigen als die angeführte Umsatzsteigerung und daher keine Gewinnerhöhung oder gar eine Verminderung eintritt. Wenn im Beispielsfall die Kosten um 2,5% steigen (aus Kosten von 80), wird der Umsatz um 2% auf 102 und die Kosten um 2,5% auf 82 erhöht, der Gewinn bleibt mit 20 betragsmäßig gleich. Er reduziert sich aber auf 19,61 % des Umsatzes.
Der Wert der Kanzlei bestimmt sich eher aus dem relativen (20%) Gewinn. Der Gewinn spiegelt Kaufkraft wider, er muss also auf einen Betrag von 20,5 (20% von 102,5) erhöht werden, um gleichwertig zu sein. Ergebnis: Die laufenden Kostensteigerungen zwingen zu Umsatzerhöhungen, wenn der Wert der Kanzlei nicht schwinden soll.
2. Kosten senken
Wettbewerb und Gebührenrecht lassen Umsatzsteigerungen nur begrenzt zu. Der Hebel muss also auch bei den Kosten angesetzt werden. 2,5 % Kosten einsparen. Ist das möglich?
Der größte Kostenblock sind die Personalkosten. Jährliche Steigerungen sind unvermeidbar. Kostensenkungen sind also nicht möglich, aber eventuell eine Ertragssteigerung durch Erhöhung der Effizienz ( siehe unten). Bei den Raumkosten kann aufgrund des derzeitigen Überangebots je nach Vertragslage evtl. eine Kostensenkung durchgesetzt werden. Bei Neuverträgen oder Vertragsverlängerungen sind günstigere Konditionen meist erreichbar.
Bei den EDV-Kosten wissen viel Steuerberater nicht, wofür Sie teilweise abenteuerlich hohe Gebühren bezahlen.
Hier sind einmalige und künftig wiederkehrende Kostensenkungen möglich. Für ungenutzte EDV-Programme darf man keine Lizenzen zahlen. Ein Bundeskanzler hat einmal gesagt, er könne seine Stromrechnung nicht überprüfen, weil sie zu undurchsichtig sei. Ähnlich geht es den meisten Steuerberatern mit den Lizenzabrechnungen für EDV Kosten.
Ergebnis: Lassen Sie den Außendienst Ihres EDV-Unternehmens kommen und lassen Sie sich jede Position der letzten sechs Abrechnungen erklären. Prüfen Sie, ob Sie die berechneten Programme überhaupt einsetzen. Vergleichen Sie Ihre EDV-Kosten mit den Kosten des Wettbewerbs.
Beispiel: Die Nutzungsrechte an den Programmen des COLLEGA-Verbundsystem - das beinhaltet Kanzleiverwaltung, Dokumentenmanagement, Fibu, Jahresabschluss, Lohn, Steuererklärungen - können für laufende Zahlungen ab 1,00 Euro pro Mandant und Monat erworben werden. Zu dieser Miete kommen keine zusätzlichen Kosten.
Diese Kosten sind streng an den Anforderungen der Kanzlei orientiert, das heißt, Sie bezahlen nur Lizenzgebühren nach der Anzahl der Mandanten.
3. Effizienz steigern
Effizienz (v. lat.: efficere „zustande bringen“) ist das Verhältnis vom Nutzen zu dem Aufwand, mit dem der Nutzen erzielt wird. (Wikipedia am 07.04.2009). Unter Nutzen wird wohl allgemein der Umsatz zu verstehen sein. Die Anzeige ist einfach:
Nehmen Sie Ihre letzte Gewinn- und Verlustrechnung oder Überschussrechnung, setzen Sie Umsatz = Nutzen und Kosten = Aufwand, um Effizienz = Gewinn/Überschuss zu erkennen.
Aus den Summen können Sie aber nicht erkennen, bei welchen einzelnen Bestandteilen der Zahlen Veränderungen möglich sind. Ja, Sie können noch nicht einmal erkennen, welche Aufträge besonders ertragreich waren und welche schlechter abgeschnitten oder sogar zu Verlusten geführt haben. Aber nur die Kenntnis über diese Einzelheiten ermöglicht die notwendigen Veränderungen.
Veränderungen erreichen - was wird benötigt?
- Das Verhalten eines jeden Auftrags muss untersucht werden. Es muss untersucht werden, welchen Beitrag er zum Kanzleigewinn gebracht hat.
- Das Verhalten eines jeden Mandanten muss untersucht werden. Es muss untersucht werden, welchen Beitrag er zum Kanzleigewinn gebracht hat.
- Das Verhalten der Arbeitsgebiete der Kanzlei - Buchführung, Lohnbuchführung, Beratung, Jahresabschluss, Steuererklärungen muss untersucht werden. Es muss untersucht werden, welchen Beitrag sie jeweils zum Kanzleigewinn gebracht haben.
- Das Verhalten eines jeden Mitarbeiters muss untersucht werden. Es muss untersucht werden, welchen Beitrag er zum Kanzleigewinn gebracht hat.
"Viel zu kompliziert... Dazu habe ich keine Zeit... Ich kann nicht jeden Auftrag nachkalkulieren... Ändern kann ich ohnehin nichts mehr - die Rechnung ist verschickt..." Das stimmt - einerseits. Denn die zentrale Frage muss lauten: Wie kann man diese Ergebnisse als "Abfallprodukte" aus der Kanzleiabrechnung bekommen?
Erster Ansatzpunkt ist die Leistungserfassung. Hier ist es überwiegend üblich, dass Mitarbeiter in Steuerkanzleien ihr Arbeitszeiten erfassen und zwar getrennt nach Mandanten, Aufträgen und Leistungsarten. Je einfacher die Erfassung, um so besser. Kein Mitarbeiter sollte im Durchschnitt mehr als 5 Minuten pro Tag für seine Leistungserfassung aufwenden. Diese aus der Leistungserfassung entstandenen Zahlen sind bei richtiger Verwendung sehr viel Geld wert. Oft verkümmern sie ungenutzt. Machen Sie etwas daraus!
So bewerten Sie die Leistungen
Im Mitarbeiterstamm wird hinterlegt, welche Selbstkosten der Mitarbeiter verursacht. Teilweise gibt es in den Kanzleien hierfür sehr gut Anhaltswerte. Je genauer die Werte ermittelt werden, um so zutreffender ist die Ermittlung der Kosten für jede Leistung.
Achtung Killerphrase: Heute habe ich keine Zeit, die Selbstkosten zu ermitteln. Ergebnis: Es wird alles wieder verschoben. Statt dessen: Ermitteln Sie in wenigen Minuten einen groben Anhaltswert, den Sie laufend verfeinern können.
Berechnungsbeispiel: (Jahresbruttolohn + Arbeitgeberanteile + Arbeitsplatzkosten + Fortbildungskosten) in € : Zahl der produktiven Arbeitsstunden = Selbstkosten je produktiver Stunde in €.
Umsatzplan
Bewerten Sie für jeden Mitarbeiter den geplanten Umsatz für jede produktive Stunde (Honorarsatz). Sie können den Selbstkostensatz zuzüglich kalkulatorischem Gewinnaufschlag ansetzen. Hinweis: Sie können die Werte natürlich mit einer Teil- oder Vollkostenrechnung genau ermitteln. Um so besser. Ziel der vorgeschlagenen groben Methode ist es, zu zeigen, dass man sofort anfangen und damit in das Szenario hinein wachsen kann. Das ist jedenfalls besser als das Hinausschieben, weil man jetzt "keine Zeit hat".
Honorarrechnungen
Jeder Rechnung werden die abzurechnenden Leistungen zugeordnet. Das Programm COLLEGA-Kanzlei erledigt dies automatisch. Jede Leistung ist mit dem Selbstkostensatz und dem Honorarsatz bewertet. Die Summen beider Werte werden angezeigt.
Ergebnis: Beim Erstellen der Rechnungen sieht der Anwender die Summen der Selbstkosten (Aufwand) und der Honorarerwartung nach Umsatzplan. Die Summe der abzurechnenden Leistungen (Wertgebühren, Festgebühren, Zeitgebühren oder eine Mischung hieraus) wird ebenfalls beim Erstellen einer jeden Rechnung angezeigt, der Anwender sieht also die Höhe des Deckungsbeitrags, der sich aus der aktuellen Rechnung ergeben wird. Damit werden Wertgebühren und Festgebühren (Pauschalen) bei jeder Rechnung auf den Prüfstand gestellt. Es kann keine Verluste geben - es sei denn, der Anwender nimmt sie bei Erstellung der Rechnung bewusst in Kauf.
4. Auswertungen - Womit und wodurch verdiene ich mein Geld?
Alle nachfolgend beschriebenen Auswertungen stehen im Programm COLLEGA-Kanzlei automatisch zur Verfügung. Es müssen keinerlei Werte erfasst werden, da diese aus der Leistungserfassung und der Honorarabrechnung bekannt sind.
Deckungsbeitrag je Auftrag: Selbstkosten, Honorarerwartung und tatsächliches Honorar werden gegenüber gestellt. Der Deckungsbeitrag wird angezeigt. Das dient als Überblick und als Basis für alle Folgeaufträge.
Deckungsbeitrag je Mandant: Signifikant sind Monats- oder Jahreszusammenfassungen oder Mehrjahresvergleiche und Vergleiche mit den Durchschnittszahlen der Kanzlei. Diese Auswertungen dienen als wirksame Grundlage für Honorargespräche und für Pauschalangebote.
Deckungsbeitrag für Mandantengruppen: Häufig stehen Mandanten in enger Beziehung zueinander. Da kann es sein , dass bei einem zu einer Gruppe gehörenden Mandanten unterdurchschnittliche Deckungsbeiträge akzeptiert werden, wenn dies durch den durchschnittlichen Gesamtertrag der Gruppe aufgefangen wird. Daher sind Auswertungen nach Mandantengruppen unerlässlich.
Deckungsbeitrag der Kanzlei und der Arbeitsgebiete: Die Leistungserfassung ist nach Arbeitsgebieten eingeteilt, z.B. Buchführung, Lohnbuchführung, Erstellung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen sowie Beratungen. Daher können jederzeit und ohne irgendwelche zusätzlichen Arbeiten die durchschnittlichen Deckungsbeiträge für die Kanzlei insgesamt und für die jeweiligen Arbeitsgebiete - natürlich auch im Mehrjahresvergleich - angezeigt und ausgedruckt werden. Dies alles natürlich auch Mandanten bezogen, so dass man Abhilfeaktionen unmittelbar starten kann.
Deckungsbeitrag je Mitarbeiter: Ein Mitarbeiter erzielt einen hohen Deckungsbeitrag bei Fibu und Lohn und einen geringen bei der Erstellung von Steuererklärungen oder umgekehrt. Oft korrelieren derartige Ergebnisse auch mit den beruflichen Interessen des jeweiligen Mitarbeiters, so dass es ihm ganz recht ist, wenn er bei den aus Sicht des Kanzleiertrags weniger gut abschneidenden Arbeiten nicht mehr eingesetzt wird. Oder es werden bestimmte Fortbildungsmaßnahmen ergriffen, um auch diese Ergebnisse zu verbessern. Jedenfalls führt der offene Dialog anhand der Zahlen - die bekanntlich nicht lügen - zu einem alle befriedigenden Ausgleich, zu höherem Kanzleiertrag und damit auch zu einer breiteren Basis für Bonifikationen der Mitarbeiter.
Suchen Sie die Ausreißer! Alles, was vom Kanzleidurchschnitt abweicht, ist verdächtig. Schichten Sie um!
- Auf Auftragsebene: Aus Erfahrung wird man klug. Untersuchen Sie die Gewinnkiller eines Auftrags, um sie beim Folgeauftrag zu vermeiden.
- Auf Mandantenebene: Unrentable Aufträge kann man dadurch optimieren, dass man Teilgebiete von Mandanten besser vorbereiten lässt.
- Auf Mitarbeiterebene: Setzen Sie Mitarbeiter da ein, wo sie am besten sind. Das erhöht die Arbeitsfreude und steigert den Kanzleiertrag.
Was hat das alles gemeinsam? Die Nutzung der ohnehin vorhandenen Zahlen aus der Leistungserfassung und der Honorarabrechnung ist ein höchst wirksames Werkzeug zur Entdeckung von Schwachstellen. Nichts muss neu eingegeben werden, es müssen nur vorhandene Zahlen verwendet werden.
5. Teilfertige Arbeiten
Es gibt Aufträge, die man in einem Zug fertig stellen kann und andere, die immer wieder liegen bleiben, oft, weil nur noch eine kleine Information fehlt. Da werden flüssige Mittel oft über Monate gebunden. Eine monatliche Auswertung der nicht abgerechneten Leistungen zeigt den Bestand der teilfertigen Arbeit an und ermöglicht eine Verfolgung der hängen gebliebenen Aufträge. Auch diese Auswertung bekommt man ohne Zusatzarbeit "auf Knopfdruck".
6. Information ist alles
Das Programm COLLEGA-Kanzlei stellt ohne besonderen zusätzlichen Aufwand die vorstehend beschriebenen, für eine gewinnorientierte Kanzleiführung unerlässlichen Daten zur Verfügung. Die Einrichtung ist einfach. Die Bedienung ist praxisgerecht. Anregungen der Anwender werden umgesetzt. Viele Kanzleien nutzen dieses aus der Praxis für die Praxis entwickelte Programm mit großem Erfolg.
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