Der Steuerberaterverband Westfalen- Lippe bietet seinen Mitgliedern seit 2007 eine Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2000 im Wege der Matrixzertifizierung an. Im zweiten Beitrag der zweiteiligen Serie geht es hauptsächlich um die Vorteile für die Kanzleien.
II. Vorteile für die Kanzleien
1. Einfacher Einstieg in das Qualitätsmanagement
Häufig war aus Mitgliederkreisen zu vernehmen, dass man zwar
immer wieder den Einstieg in das QM versucht habe, im Ergebnis aber mangels Orientierung
vielfach gescheitert sei. Die überschaubare und einsichtige Struktur der Matrix
und vor allem die Federführung und Begleitung durch den Verband habe dann aber
den Durchbruch gebracht. Insbesondere die Motivation der Mitarbeiter sei enorm
beflügelt worden. So ist auch das Verständnis gewachsen, dass es sich bei der
Matrixzertifizierung um eine Organisationszertifizierung handele, die für alle
Kanzleien zwar gleiche Prozessbeschreibungen beinhalte, dabei aber die
Individualstruktur der Kanzlei unangetastet lasse. Die dort vorhandenen
Dokumente werden in die Organisationsstruktur eingebunden und es werden
Vorschläge unterbreitet, wo erforderliche Dokumente noch fehlen.
2. Laufende Unterstützung durch Steuerberaterverband und externen
QMB
Neben dem erleichterten Einstieg schätzen die
Matrixkanzleien die sich anschließende fortlaufende Betreuung durch den Verband
und ihren externen Berater. So werden aktuell auftretende Fragen jederzeit
kompetent beantwortet und einer Lösung zugeführt.
3. Deutlicher Kostenvorteil gegenüber einer Einzelzertifizierung
Der entscheidende Vorteil liegt darin, dass bei der
Matrixzertifizierung nicht 100 Prozent aller beteiligten Kanzleien im Rahmen
des Zertifizierungs-/Überwachungsaudits begutachtet werden müssen, sondern nur
eine Stichprobe. Dadurch entstehen wesentlich geringere Kosten durch die
Zertifizierungsgesellschaft, wenn sie auf jede Kanzlei gleichmäßig umgerechnet
werden. Jede Kanzlei bekommt ein eigenes Zertifikat, auch wenn sie nicht im
Zertifizierungsaudit geprüft wurde.
Die Folge ist eine Kostenreduzierung von ca. 60 Prozent
gegenüber einer Einzelzertifizierung. Je nach Gruppengröße wird das eigene
Unternehmen nur alle 3 Jahre auditiert (Stichprobenverfahren)
4. Zertifizierung als Marketing-Instrument
Eine ISO-Zertifizierung ist ein effektives Marketinginstrument,
da es für kontinuierliche Qualität steht und einen Wettbewerbsvorteil mit sich
bringt.
5. Fortentwicklung der Matrix in der Gruppe
Durch Einrichtung von Arbeitsgruppen leisten der Verband und
die externen Berater Hilfe zur Selbsthilfe. So hat eine Arbeitsgruppe
inzwischen beispielsweise einen Leitfaden zum Einstieg in das Risikomanagement
entwickelt.
6. Einführung eines Benchmarks
Bereits nach dem ersten internen Audit stellte sich heraus,
dass die teilnehmenden Kanzleien ein hohes Interesse daran zeigten, den
Standort ihrer Kanzlei, bezogen auf den Erfüllungsstand der einzelnen
QM-Normen, zu erfahren. Das war Auslöser dafür, die entsprechenden Erhebungen
in eine mit Excel auswertungsfähige Form zu bringen. Diese liegt seit 2009 vor
und erlaubt es nunmehr den Kanzleien, unter Eingabe ihrer Kanzlei-ID
festzustellen, wie die eigene Kanzlei in Bezug auf die anderen positioniert
ist. Die Auswertung des Auditberichts ist dabei nur der erste Schritt, weitere
Erhebungen und Auswertungen sind geplant.
7. Erfahrungsaustausch in der Gruppe
In der Matrix haben sich die vier folgenden Arbeitsgruppen
gebildet. Hier ein Auszug aus ihren Aktivitäten:
Gruppe 1 „Risikomanagement in der StB-Kanzlei“. Diese Gruppe traf sich mehrfach, um ein für kleinere
Kanzleien typisches Risikoprofil zu erstellen. Dieses soll in eine
Verlautbarung einmünden, die dann allen Mitgliedern zur Verfügung gestellt
wird.
Ferner wurde ein Workshop „Entwicklung eines Handbuchs für
Risikomanagement“ durchgeführt. Einige Teilnehmer der Gruppe haben sich
zwischenzeitlich über ein gemeinsam vom TÜV-Süd und dem StBV organisierten Lehrgang
zum „Risk-Manager“ ausbilden lassen.
Gruppe 2 „Formulare“. Diese Gruppe erörterte, inwieweit die bisher verwendeten
Formulare und Checklisten sich als praxistauglich erwiesen haben bzw.
Verbesserungsbedarf erkennbar ist. Neben einigen Verbesserungen im Umgang mit
den Formularen wurde deren Auswertbarkeit hinterfragt. Ausgangspunkt war dabei
der Wunsch der Gruppe, in einem Benchmark erkennen zu können, wo sich die
eigene Kanzlei im Verhältnis zu den übrigen Matrixkanzleien wiederfindet. Zu
diesem Zweck wurden zunächst die Kanzleistammdaten (z.B. Lage, Gründungsjahr,
Umsatz, Anzahl Mitarbeiter usw.) erfasst, mit deren Hilfe es dann möglich ist,
insbesondere auf der Basis der Auditberichte, individuelle Auswertungen im
Hinblick auf die jeweiligen Parameter zu erhalten.
Im Ergebnis wurden die Formulare „Fortbildung“,
„Mandantenbefragung“ und der „Auditbericht“ so umgestaltet, dass sie unter
Einsatz von „EXCEL“ multivariabel ausgewertet werden können und durch Zuweisung
von so genannten Matrix-ID-Nummern an die zertifizierten Kanzleien ein
Benchmark möglich wird.
Gruppe 3 „Entwicklung neuer Geschäftsfelder”. Hier wurde die Frage erörtert, welche Geschäftsfelder
künftig gewinnbringend erschlossen werden können. Dabei wurde differenziert, ob
sich der Berufsangehörige in der Aufbau-, Konsolidierungs- oder der Ausstiegsphase
befindet. Die in den jeweiligen Phasen im Vordergrund stehenden Ziele wurden um
Strategien und damit in Zusammenhang stehende Umsetzungsmaßnahmen ergänzt.
Auch die von den Teilnehmern der Matrix-Zertifizierung
entwickelten Ziele, Strategien und Umsetzungsmaßnahmen wurden integriert.
Hieraus soll in Zukunft ein unter Excel lauffähiges Tool entstehen, mit dessen
Hilfe der Berufsangehörige zunächst seinen Handlungsbedarf und darauf aufbauend
die Ziele feststellen kann und mit Hilfe des Tools entsprechende
Maßnahmenvorschläge erhält, die so oder in abgewandelter Form in seiner Kanzlei
umgesetzt werden können.
Gruppe 4 „EDV-Verwaltung der Matrix-Dokumente“. Zum Thema „Dokumenten- und Datenmanagement“ fand ein
Workshop statt. Er führte im Ergebnis zur Entwicklung und Fertigstellung einer
eigenen Datenbank zur Verwaltung der QM-Dokumente der Matrixkanzleien.
Über die gemeinsame Arbeit in Arbeitskreisen hinaus steht
der Gruppe seit Ende 2009 ein Diskussionsforum zur Verfügung, in dem sich die
Teilnehmer auch außerhalb von Tagungen/Sitzungen austauschen können. Auch
insoweit hat der Verband als Matrixorganisation auf die ihm gegenüber
geäußerten Wünsche reagiert.
III. Vorteile für den Steuerberaterverband Westfalen-Lippe
Die Vorteile für den Verband stellen sich in vielfacher
Hinsicht als außerordentlich wertvoll dar:
1. Ausrichtung des Dienstleistungsangebotes auf erkannte
Schwachstellen der Mitgliedskanzleien
Durch die Funktion als Matrixorganisation
gewinnt der Verband insbesondere im Rahmen der Überwachungsaudits und damit im
Rahmen des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses Einsichten in den Zustand
der Kanzleiorganisation in bisher nicht da gewesener Tiefe. Es liegt auf der
Hand, dass damit zugleich auch der Handlungsrahmen der Verbandsaktivitäten
entscheidend mitbestimmt wird. Da sie insoweit stark auf die alltägliche Arbeit
in den Kanzleien reflektieren, „findet der Verband auf den Schreibtischen seiner
Mitglieder statt“ und ist damit nahezu täglich präsent.
2. Mitgliedergewinnung / Mitgliederbindung
Es bedarf keiner besonderen Erwähnung, dass zufriedene
Mitglieder keinen Anlass haben, die Mitgliedschaft zu beenden. Vielmehr werden
sie ihre positiven Erfahrungen im Kreise der Kolleginnen und Kollegen
kommunizieren und so im Sinne einer Empfehlungswerbung zur Mitgliedergewinnung
beitragen. Dies ist gerade vor dem Hintergrund der demografischen Entwicklung von
unschätzbarem Wert.
3. Lenkungsmöglichkeit durch freiwillige Verpflichtung der Mitglieder
Die Matrixzertifizierung beschränkt sich nicht allein
darauf, die Forderungen der ISO-Norm zu erfüllen. Darüber hinaus haben sich die
Mitglieder in der Beitrittserklärung verpflichtet, die vom Verband definierten
Zielsetzungen mitzutragen. Für 2008 waren dies z.B. der Abschluss eines schriftlichen
Auftrages für alle Neumandate und die Verpflichtung, sich verstärkt der
betriebswirtschaftlichen Beratung zu widmen. Auf diese Weise fließen die
Erkenntnisse des Verbandes über zukünftig erwartbare Entwicklungen direkt in
den Kanzleibetrieb ein und schützen so vor Fehlentwicklungen.
4. Prämierung der Anstrengungen durch den
Kanzlei-Innovations- preis
Im Jahre 2009 wurde nach 2007 zum zweiten Male der
Kanzlei-Innovationspreis durch den Steuerberaterband verliehen. Das Ziel der
Preisverleihung besteht darin, die Wertigkeit des Qualitäts- Management-Systems
herauszustellen. Gleichzeitig soll die Implementierung in den
Mitgliederkanzleien öffentlichkeitswirksam gefördert werden und als
beispielgebend gelten. Der Preis wird jeweils in Einzelkategorien verliehen und
als Hauptpreis über alle drei Kategorien zusammen, sodass alle zwei Jahre
grundsätzlich vier Kanzleien prämiert werden (zur Verleihung in 2009 siehe www.stbv.de).
5. Mitgliedschaft im Steuerberaterverband als Qualitätsmerkmal
Getragen werden die vorgenannten Aspekte von dem
übergreifenden Gedanken, die Mitgliedschaft im Verband als Qualitätsmerkmal
auszubauen. Es ist verständlich, dass dieses Ziel umso schneller erreicht werden
kann, je mehr Kanzleien sich der Matrixzertifizierung anschließen.
IV. Ausblick
Nicht nur für den Steuerberaterverband Westfalen-Lippe und
seine Mitglieder ergeben sich Vorteile aus der Matrix, auch die übrigen
Mitgliedsverbände des DStV und deren Mitglieder können die Vorteile der
Matrixzertifizierung nutzen. Sofern dies geschieht, wäre es denkbar, dass sich
ein bundesweiter „Verbandsstandard“ etablieren könnte, der an Effizienz
seinesgleichen suchen würde. Es gilt die Aufforderung zum Handeln.
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