Der Steuerberaterverband Westfalen- Lippe bietet seinen
Mitgliedern seit 2007 eine Zertifizierung nach DIN EN ISO
9001:2000
im Wege der Matrixzertifizierung an. Wie funktioniert eine Matrixzertifizierung und welche Vorteile bietet sie? Im ersten Beitrag der zweiteiligen Serie geht es um die Grundlagen der Matrixzertifizierung.
I. Grundlagen der Matrixzertifizierung
1. Unternehmen mit gleicher Unternehmensausrichtung / gleicher
Dienstleistung
Eine Matrix-Zertifizierung wird auch Gruppenzertifizierung,
Verbundzertifizierung oder Multi-Site Certification genannt. Hierbei schließen
sich Firmen mit der gleichen Unternehmensausrichtung bzw. Dienstleistung (z.B.
Softwarehauser, Steuerberater, Apotheker etc.) für die Zertifizierung zusammen.
Dahinter steht der Gedanke, dass die Prozesse in Unternehmen gleicher Ausrichtung
oder gleichen Dienstleistungen im Wesentlichen gleich ablaufen. Das führt zu
dem nächsten Gedanken, dass nicht in jedem Unternehmen der Prozess für das
Unternehmen jeweils neu definiert werden muss, sondern für alle Unternehmen nur
einmal. Für die Steuerberaterkanzleien ist dies im Jahre 2007 erfolgt.
Engagierte Berufsangehörige haben sich zusammengefunden und die
Standardprozesse vor dem Hintergrund der Normenforderung beschrieben.
2. Matrixorganisation
Mit der zentralen Beschreibung der Prozesse ist es noch
nicht getan. Die beschriebenen Verfahrensweisen müssen unter den Beteiligten
auch als verbindlich anerkannt und in die Praxis umgesetzt werden. Der sich anschließende
kontinuierliche Verbesserungsprozess mit den internen Audits und die Überwachungsaudits
müssen organisiert, überwacht und ausgewertet werden.
Deshalb ist weitere Voraussetzung der Matrixzertifizierung,
dass die Unternehmen über eine sog. Matrixorganisation vertraglich miteinander
verbunden sind, wie beispielsweise über eine Mitgliedschaft im
Steuerberaterverband. Der Verband übernimmt im Rahmen der Matrixzertifizierung
die Rolle der Matrixorganisation.
Diese muss:
- einen externen Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB)
einsetzen, welcher die Befugnis auf Änderungen im QM-System hat
- ein gemeinsames QM-System sowie ein einheitliches
QM-Handbuch erstellen
- eine gemeinsame Qualitätspolitik definieren
- gemeinsame interne Audits durchfuhren und überwachen
- eine jährliche Bewertung des QM-Systems (zentrales
Managementreview) organisieren und durchführen.
Der externe QMB führt zunächst die unter I.1. definierten
Prozesse in die Kanzleien ein und ordnet ihnen die in den Kanzleien
existierenden Arbeitsanweisungen, Checklisten und sonstige Formulare zu. Dort,
wo es keine entsprechenden Muster gibt, werden den Kanzleien entsprechende
Vorschlage unterbreitet, zum Beispiel Vorlagen aus dem DATEV-Programm Pro-Check
oder von der Matrixorganisation erarbeitete Vorschlage.
Im Rahmen eines darauf folgenden internen Audits prüft der
externe QMB dann jede teilnehmende Kanzlei darauf, ob sie das eingeführte
QM-System aktiv lebt und in die Praxis umgesetzt hat. Dort, wo dies nicht der
Fall ist, erhalt die Kanzlei eine Nachfrist, um die erkannten Mangel
abzustellen. Erfolgt dies in dem entsprechenden Zeitraum nicht, wird die
Kanzlei aus dem Matrixverfahren ausgeschlossen. Alle anderen Kanzleien werden
dann bei der Zertifizierungsgesellschaft zum Zertifizierungs- bzw. Überwachungsaudit
angemeldet.
Die Zertifizierungsgesellschaft wählt nach einem bestimmten
Verfahren eine Stichprobe aus der angemeldeten Gruppe, die der Wurzel aus der
Zahl der teilnehmenden Kanzleien entspricht, bei 49 teilnehmenden Kanzleien
ergibt sich die sieben. Die Beschränkung auf eine Stichprobe rechtfertigt sich
aus der Erwägung, dass der Zertifizierungsgesellschaft zuvor vom externen QMB
gemeldet wurde, dass alle teilnehmenden Kanzleien das vorherige interne Audit
erfolgreich durchlaufen haben. Sofern sich dies im Zertifizierungs- bzw.
Überwachungsaudit bestätigt, erhalten nicht nur die tatsächlich auditierten Kanzleien,
sondern alle an der Matrix teilnehmenden Kanzleien ihr Zertifikat.
Aber nicht nur die teilnehmenden Kanzleien, auch die
Matrixorganisation wird zertifiziert und hat sich jedes Jahr einem
Überwachungsaudit zu unterziehen, unterfällt also anders als die teilnehmenden
Kanzleien nicht der Stichprobenregelung.
3. Zentrales Managementreview
Nach Abschluss des Zertifizierungs- bzw. Überwachungsaudits
führt der Steuerberaterverband ein Managementreview durch, zu dem alle
teilnehmenden Kanzleien eingeladen werden, um mit ihnen die Ergebnisse und
daraus zu ziehende Konsequenzen zu beraten und zu beschließen. Zudem wird
festgelegt, welche Maßnahmen zur Fortentwicklung der Matrix demnächst ergriffen
werden sollen.
4. Zertifiziertes Geschäftsfeld
Zertifiziertes Geschäftsfeld ist grundsätzlich „Steuerberatung“.
Im Jahre 2009 wurde das Geschäftsfeld erweitert auf „Rechtsberatung“. Im Jahr
2010 ist geplant, auch das Geschäftsfeld „Wirtschaftsprüfung“ aufzunehmen. Damit
wäre dann die Möglichkeit gegeben, auch interdisziplinäre Sozietäten/ Gesellschaften
zu zertifizieren.
5. Zertifizierte Prozesse
Zu den zertifizierten Prozessen zählen die
Managementprozesse, Kern- und Leistungsprozesse sowie Unterstützungsprozesse. Für
die Matrixorganisation ergibt sich danach die in Abb. 1 dargestellte Übersicht.
6. MS-Office-basierte Dokumente
Sämtliche Dokumente sind MS-Office-basiert. Damit ist
sichergestellt, dass sie über alle derzeit am Markt befindlichen Softwareapplikationen
verwaltet werden können. Zu nennen sind hier insbesondere Pro-Check von DATEV,
Explorer und DMS. Der Verband hat darüber hinaus eine eigene Datenbank
entwickelt, in der die Dokumente unter Verknüpfung mit der jeweils
einschlägigen DIN-Norm sowie dem aktuellen Versionsstand abgespeichert sind.
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