Den Überblick behalten - mit dem DMS in der Kanzleisoftware
18.02.2010
Anwender der aktuellen Version der Steuerberatersoftware Stotax Kanzlei haben ab sofort Zugriff auf ein komplettes Dokumenten-Management-System (DMS). Das nahtlos in die Software integrierte DMS verringert nicht nur die Papierflut: Mit der Volltextsuche entfällt das zeitraubende Suchen nach Dokumenten. Gescannte Belege stehen jederzeit am Bildschirm bereit. Auch die Ablage und Verwaltung aller Dokumente wird stark vereinfacht. Dadurch erreichte Effizienzvorteile helfen, die Abläufe rund um die Kernarbeiten in der Kanzlei, die Mandantenberatung und den Service zu verbessern.
Das neue DMS für Stotax Kanzlei wurde exakt auf den Bedarf steuerberatender Berufe und Steuerberater-Kanzleien zugeschnitten. Sowohl für die gesamte Kanzlei als auch für jeden einzelnen Mandanten lassen sich individuell strukturierte Archive einrichten, die separat verwaltet werden. Die umfassende Integration in Stotax Kanzlei ermöglicht den Anwendern, aus sämtlichen Auswertungsprogrammen der Software auf das DMS zuzugreifen. So steht beispielsweise per Mausklick zu jedem Buchungssatz der entsprechende Beleg am Bildschirm zur Verfügung. Eine bedeutende Arbeitserleichterung bei einer effektiven Organisationsstruktur ist die Volltextsuche: Damit lassen sich alle Dokumente zu bestimmten Stichworten auf einen Schlag finden. Das macht sich besonders bei täglichen Arbeiten und bei der Mandantenberatung bemerkbar: beispielsweise im Rahmen der Kontenabstimmung bei der Erstellung von Jahresabschlüssen.
Aus der bisher bestehenden Ordnerstruktur, z.B. auf Explorer Ebene, können Dokumente mit Hilfe der Maus in das neue Dokumentensystem kopiert werden (Dokumente einfügen per Drag & Drop). Alle gängigen Formate der im DMS gespeicherten Dokumente lassen sich dann aus Stotax Kanzlei heraus öffnen, lesen und bearbeiten.
Bei der täglichen Ablage von neu erstellten Dokumenten helfen „Add-Ins“ für die direkte Ablage von Office-Dokumenten im DMS. Das geschieht per Knopfdruck auf die Schaltflächen, die nach der Einrichtung der neuen Version von Stotax Kanzlei in gängigen Office-Programmen (Word, Excel, Outlook, Open Office) zur Verfügung stehen.
Zusätzlich zur Verknüpfung von Belegen mit Buchungssätzen plant Stollfuß Medien zusätzliche direkte Verknüpfungen zwischen dem DMS und weiteren Programmen in Stotax Kanzlei. Diese Erweiterungen sollen sich am Bedarf der Anwender ausrichten und werden auch zukünftig kostenfrei sein.
Weitere Informationen direkt bei Stollfuß Medien: (www.stollfuss.de), Telefon 0228/724-0, Fax: (0228) 724-91188, E-Mail: info@stollfuss.de |
