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Papierloses Büro im Trend
Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung mit integrierter digitaler Beleggutarchivierung und Volltexterkennung
14.10.2009
Digitale Lösungen zur Archivierung von Belegen in der Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung gibt es mittlerweile seit vielen Jahren. Die Systeme sind technisch ausgereift und können im Grunde fast jede Unternehmensanforderung solide und effizient abdecken. So ist zumindest die technische Ausgangslage. Doch das genaue Hinschauen lohnt sich. Die Programme unterscheiden sich sehr in ihrer Bedienerfreundlichkeit und natürlich auch im Preis-Leistungsverhältnis. DATAC bietet eine Lösung, die sich insbesondere für Kleinunternehmer und den Mittelstand eignet.
Gerade für Kleinunternehmer und den Mittelstand ist es schwierig, sich einen Marktüberblick zu verschaffen. Viele Programme sind auch einfach zu teuer und aufwendig für einen Einsatz im Mittelstand. Dadurch stehen diese Kreise der technischen Entwicklung noch sehr skeptisch gegenüber.
Dabei ist gerade auch für die Gruppe der klein- und mittelständischen Unternehmen im digitalen Beleggutmanagement ein großer Kostensparfaktor zu erkennen. Die Zurückhaltung der Firmen lässt sich teilweise dadurch erklären, dass vielen der Umstieg auf eine digitale Lösung als zu komplex, zu teuer, die Rechtslage als zu unklar erscheint. Zehn Jahre müssen Kontenblätter und steuerlich relevante Auswertungen aufbewahrt werden, einschließlich aller dazugehörenden Belege und Rechnungen. Die Auslegung der Abgabenordnung für die Archivierung steuerlich relevanter Belege besagt, dass gescannte Belege nicht fälschbar sein dürfen und jederzeit wiederherstellbar sein müssen.
Diese Voraussetzungen sind mit dem Finanzbuchhaltungsprogramm mit digitaler Beleggutarchivierung der DATAC leicht zu erfüllen. Mit dieser Lösung wird der Beleg bereits während des Buchungsvorgangs archiviert. Neueste Innovation ist die integrierte Volltextsuche. Schneller, als man bei der traditionellen Papiergutablage vom Stuhl aufstehen und zum Aktenschrank gehen kann, ist der Beleg wieder gefunden und lesbar gemacht. Buchführung hat also das Lesen gelernt und sucht nicht nur nach Begriffen, die der Erfasser vorher eingegeben hat. Dieses Programm sucht nach allen Begriffen und Zahlen, die im digital abgelegten Dokument vorkommen.
Ein Mausklick und schon ist der Beleg wieder in Papierform hergestellt. Das hilft auch Kosten sparen, denn traditionelle Beleggutablage kostet mehr Geld als man annimmt: Personalkosten, Raumkosten, Ablagemöbel, Ablagesysteme usw.
DATAC ist seit fast 30 Jahren erfolgreich als Hersteller von Finanzbuchhaltungs- und Lohnabrechnungsprogrammen auf dem Markt. Über 30.000 Finanzbuchhaltungen und zigtausende von Lohn- und Gehaltsabrechnungen werden Monat für Monat mit DATAC Programmen erledigt.
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