Gewinnbringende Kanzleiführung Aufbau und Sicherung Ihres „Vermögensgegenstands Kanzlei“
Aus einem Vortrag vom 123. COLLEGA-TAG am 25. November 2011 von Günter Hässel, Wirtschaftprüfer, Steuerberater, Rechtsbeistand (RAK)
16.12.2011
Die eigene Kanzlei gewinnbringender zu führen - das ist die Herausforderung, der sich viele Steuerberater stellen wollen. Wie sie einen Einstieg finden, beschreibt dieser Vortrag.
Worum geht es? Es geht um das Wissen, womit verdiene ich wie viel Geld? Muss man sich schämen, wenn man gewinnorientiert denkt? Sicher nicht – jedenfalls dann, wenn das alles mit rechten Dingen zugeht. Also versuchen wir gemeinsam, Lösungsansätze zu finden. Nachfolgend einige Thesen zur Erreichung einer gewinnbringenden Kanzleiführung:
Die berufsrechtlichen Vorschriften zu Honorarfragen sind kein geeignetes Werkzeug.
Nehmen wir das Beispiel der Erstellung einer Einkommensteuererklärung. Die Wertgebühr beträgt 1/10 bis 6/10 nach der Tabelle A, bei einem Gegenstandswert von 100.000 € beträgt die Gebühr zwischen 135,40 und 812,40, die sogenannte mittlere Wertgebühr somit 473,90. Der Wettbewerb – z.B. Lohnsteuerhilfeverein – liegt mit seinen Gebühren im unteren Bereich. Vielen Mandanten ist die mittlere Wertgebühr zu hoch, zumal ja auch noch Gebühren für die Anlagen zur Einkommensteuererklärung dazu kommen.
Die Gebühr muss wettbewerbsfähig sein.
Die untere Grenze eines soliden Gebührenwettbewerbs liegt nach meiner Meinung nicht unter einer Gebühr, die zumindest die Kosten deckt. Immer nur kostendeckend kann man aber nicht arbeiten – das wäre nicht gewinnbringend.
Die Gewinn- und Verlustrechnung oder Überschussrechnung sind die Ausgangsbasis.
Mein Vorschlag: Erteilen Sie sich zwei Aufträge, die Vorrang vor allen Mandantenaufträgen haben.
- Auftrag 1: Erstellen Sie Ihren Jahresabschluss 2011 bis Mitte Januar. Dividieren Sie den Überschuss/Gewinn durch die Zahl Ihrer Arbeitstunden. Sind Sie zufrieden?
- Auftrag 2: Nehmen Sie sich einen halben Tag Zeit für die nachfolgenden Berechnungen.
Ermittlung der Kosten, des Umsatzes und des Ertrags für jede produktive Stunde.
"Der beste Zeitpunkt, einen Baum zu pflanzen, ist vor zwanzig Jahren. Der zweitbeste Zeitpunkt ist heute“ besagt ein chinesisches Sprichwort. Also fangen Sie an: Es geht um keine Stelle hinter dem Komma, sondern um einen groben Überblick. Das ist Ihr Einstieg in die „gewinnbringende Kanzleiführung“. Sie schaffen das bequem in einem halben Tag.
- Ergebnis 1: Ermitteln Sie die produktiven Stunden Ihrer Mitarbeiter im vergangenen Jahr. Eine Faustregel lautet: Alle Anwesenheitsstunden der Mitarbeiter minus 20%.
- Ergebnis 2: Dividieren Sie alle Kosten (lt. G+V- oder Überschussrechnung) durch die Summe der produktiven Stunden. Das Ergebnis: Durchschnittliche Kosten je produktive Stunde.
- Ergebnis 3: Dividieren Sie den Umsatz durch die Summe der produktiven Stunden. Das Ergebnis: Durchschnittlicher Umsatz je produktive Stunde.
- Ergebnis 4: Dividieren Sie den Gewinn/Überschuss durch die Summe der produktiven Stunden. Das Ergebnis: Durchschnittlicher Gewinn je produktive Stunde.
Zwischenergebnis: Alle Kosten wurden auf die Mitarbeiter umgelegt. Der Kanzleiinhaber trägt keine Kosten. Die Arbeitszeit des Kanzleiinhabers wurde aber auch nicht berücksichtigt. Sie können ihn also als „unproduktiv“ bezeichnen. Das ist ein Nachteil dieser Schnellmethode, der Vorteil ist, dass Sie angefangen und sich nicht mit umfangreichen Berechnungen um diesen immerhin wichtigen Teilerfolg gebracht haben. Es liegt an Ihnen, ob Sie zunächst auf diesen Zahlen aufbauen oder ob Sie sofort präziser arbeiten möchten. Im diesem Rahmen bauen wir auf diesen Zahlen auf.
Tägliche Leistungserfassung ist Pflicht.
Die beiden Stundenwerte (Ergebnis 2 und Ergebnis 3) werden im Leistungserfassungsprogramm bei den Mitarbeitern eingetragen. Ergebnis 2 ggf. mit einem Zuschlag, sofern die Kosten im neuen Jahr steigen, Ergebnis 3 stellt die Honorarerwartung dar. Wenn Sie mit dem Vorjahresergebnis nicht zufrieden sind, müssen Sie den Satz erhöhen. Das Programm bewertet alle Mitarbeiterzeiten mit diesen Werten. Damit kann man zu jeder Zeit feststellen, welche Kosten die Bearbeitung eines Auftrags verursacht hat und welches Honorar man bekommen müsste, wenn es in der Kalkulation liegen soll.
Keine Rechnung ohne Kostenüberblick
Beim Erstellen einer Rechnung werden die mit der Bearbeitung verbrauchten Zeiten angezeigt, man sieht die Summe der Kosten (Summe der Ergebnisse 2 aller entsprechenden Leistungen) und die Summe der Honorarerwartung (Summe der Ergebnisse 3 aller entsprechenden Leistungen). Nun kann man die „richtigen“ Zehntel ansetzen – siehe Eingang.
Das Verfahren verbessern
Ohne Frage ist das oben vorgeschlagene Verfahren sehr grob. Es ist aber nicht oberflächlich, denn es ist als Einstieg gedacht. Wer bereits nach einer ähnlichen Methode sein Honorar und damit den Gewinn seiner Kanzlei „managt“, weiß, dass derartige Maßnahmen eine der wichtigsten Grundlagen für die Verbesserung des Kanzleiertrags sind. Erfahrungsgemäß werden die Berechnungen laufend verfeinert, wenn man erst einmal damit angefangen hat.
Weiterführendes Seminar
Viele weitere Informationen, Anleitungen, Berechnungen und Tipps ergeben sich aus dem gleichnamigen Seminar bei der Steuerberaterkammer München am 09.02.2012. Die Einladung findet man hier http://www.collega.de/index.php?siteid=1&location=1_news.php |
