COLLEGA-Kanzlei Plus neu: Erste Kanzlei erfolgreich umgestellt
17.11.2011
Eine mittelgroße Kanzlei mit zehn Mitarbeitern installierte das neue Programm COLLEGA-Kanzlei Plus und setzt es bereits seit nunmehr drei Wochen fehlerfrei ein. Sämtliche Altdaten wurden dabei übernommen - in diesem Fall eine besondere Herausforderung, da die Kanzlei seit Jahren papierarm arbeitet, und über 30.000 digitale Dokumente zum Datenbestand zählen.
Die Struktur der umgestellten Kanzlei
Die Kanzleiinhaberin betreut mit zehn Mitarbeitern eine mittelständisch und landwirtschaftlich geprägte Klientel in allen Bereichen der Beratung, Lohn- und Gehaltsbuchführung, Erstellung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen. Die Kanzlei wurde bereits vor Jahren auf ein "papierarmes" Büro umgestellt. Daher war die gesicherte Übernahme der mehr als 30.000 Dokumente ein "KO-Kriterium".
Ablauf der Umstellung
Nach der Installation des Programms wurden alle Dokumente aus der bisherigen Access-Datenbank auf die neue SQL-Datenbank übertragen. Danach wurden einige Einstellungen im neuen Programm vorgenommen. Die Freude war groß, als alle im alten Programm erstellen Dokumente, alle Leistungen, alle Rechnungen und natürlich die Adressdaten aller Mandanten in der neuen Programmumgebung vorhanden waren und fehlerfrei bearbeitet werden konnten. Die bisher verwendeten Briefvorlagen können unverändert verwendet werden, die Rechnungsvorlagen wurden vor der Umstellung neu erstellt.
Ohne Störung können auch im Dokumentenmanagementsystem Briefe und andere Dokumente angelegt und bearbeitet werden. Die Leistungserfassung und Auftragsverwaltung knüpfen nahtlos an die bisherigen Daten an. Bei der Erstellung der Rechnungen musste nur an einer Stelle - nämlich bei der Bearbeitung der Rechnungen für landwirtschaftliche Mandanten - nachgebessert werden.
Da die Struktur des neuen Programms dem bisherigen Erscheinungsbild ähnlich ist, waren Schulung und Einarbeitung schnell erledigt. Die Kanzlei arbeitet seit nunmehr zwei Wochen mit dem neuen Programm ohne dass Fehler aufgetreten sind.
COLLEGA Verbundsystem
Die in dem neuen Kanzleiverwaltungsprogramm verwendete Datenbank entspricht den in den Verbundprogrammen HSC-Finanz Plus und HSC-Lohn Plus und Steuersoft Plus eingesetzten Datenbanken, so dass der Austausch von Stammdaten zwischen den Programmen einfach realisierbar ist.
Drei Sätze zur Historie
Die erste Generation des Kanzleiverwaltungsprogramms von COLLEGA wurde vor mehr als 30 Jahren zusammen mit der Firma Nixdorf Computer AG geschaffen. Dieses damals in der "mittleren Datentechnik" erstellte Programm läuft heute noch in einigen Kanzleien. Die zweite Generation wurde erstmals 1995 in einer Kanzlei installiert. Die laufende Pflege sorgte dafür, dass das damals unter Windows 3.11 erstellte Programm unter dem heute aktuellen Betriebssystem Windows7 auch unter der 64-Bit-Variante eingesetzt werden kann. Die dritte Generation musste entwickelt werden, weil die Mitte der 1990er Jahre aus wirtschaftlichen Gründen eingesetzte Access Datenbank nicht mehr den heutigen technischen Anforderungen entspricht.
Dank
Unser Dank gilt unserem Richard Weber, der die Federführung bei der Erstellung der zweiten Generation hatte und bei der Überleitung auf die dritte Generation mit Rat und Tat geholfen hat. Unser besonderer Dank geht an Michael Kötz, der mit seiner Gewissenhaftigkeit und Gründlichkeit bei der Programmierung der dritten Generation die Basis für diese beispielhaft problemfreie Umstellung geschaffen hat. Der Mentor des Programms Günter Hässel kann gelassen und dankbar auf das Ergebnis seiner Arbeit schauen. Manche seiner Ideen harrt noch der Verwirklichung. Um dem Wettbewerb das "Nachempfinden" nicht zu leicht zu machen, verrät er natürlich nichts von seinen Ideen. |
