Professionelle E-Mail-Ablage mit COLLEGA Outlook Infodesk
18.02.2010
Das E-Mail-Postfach quillt über. Schlimmer als ein Briefkasten, in dem man vor lauter Werbebriefen die wichtige Post nicht findet. Schlimmer deshalb, weil das E-Mail-Postfach unübersichtlicher und meist noch voller ist als ein Briefkasten. Geschäftliche E-Mails haben den Charakter von Handelsbriefen und müssen wie diese behandelt werden. Insbesondere müssen sie so gespeichert werden, dass sie innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gefunden und lesbar gemacht werden können. Das Finanzamt hat bei Außenprüfungen ein Zugriffsrecht auf die "steuerrelevanten" Inhalte von E-Mails. Das Programm COLLEGA Outlook Infodesk bietet hier wertvolle Hilfen bis hin zu einem sehr wirkungsvollen Workflow.
Was bei der Papierpost Routine ist, muss bei der elektronischen Post organisiert werden. Zunächst wird die unerwünschte Werbung aussortiert. Spam-Filter erledigen das Grobe. Es kommt immer noch zu viel durch - das erledigt der Anwender. Erst danach verbleiben die "wertvollen" E-Mails. Die Flut ist zwar schon deutlich reduziert. Da das Aufkommen an E-Mails aber täglich zunimmt, schwillt selbst der um Spams erleichterte Posteingangsordner in kurzer Zeit deutlich an und wird immer unübersichtlicher. Hinzu kommt, dass die Antwort-Mails bei Outlook & Co. sich in einem Postausgangsordner befinden. Wie soll man da den Zusammenhang zu einem Sachverhalt feststellen, selbst wenn ihm nur sechs E-Mails zu Grunde liegen (jeweils drei Eingangs- und Ausgangs-Mails)? Die meisten E-Mail-Programme ermöglichen das Anlegen von Ordnern und Unterordnern. Dorthin kann man eingehende und ausgehende E-Mails kopieren oder verlagern. Je nach E-Mail-Programm kann man durch Kennzeichnungen oder andere Hilfsmittel einfache Strukturen schaffen.
Aber: Neben einer derartigen Organisation gibt es dann in jedem Betrieb noch die konventionelle Papierablage, die trotz der Zunahme der E-Mail-Kommunikation noch sehr lange Realität bleiben wird. Der vollständige Überblick über einen Vorgang wird bei dieser einfachen E-Mail-Verwaltung nur durch eine Suche in beiden Ablagen gewährleistet.
Wiedervorlage, Terminüberwachung und Auftragsverfolgung werden, wenn überhaupt, außerhalb der Ablagen verwaltet.
Das leistet COLLEGA Outlook Infodesk
Mit dem Programm COLLEGA Outlook Infodesk wird nicht nur Ordnung im E-Mail Bereich geschaffen. Vielmehr wird die Dokumenten-Organisation insgesamt deutlich verbessert. Das Programm integriert sich nahtlos in Microsoft Outlook und Microsoft Office sowie in COLLEGA-Kanzlei.
Es hat die Funktionen:
- zentrale Adressverwaltung mit Anzeige aller Vorgänge zu einer Adresse
- zentrale Vorgangs- /Projektverwaltung mit Dokumentenautomation und verschiedenen Ansichten (z.B. Wiedervorlage, Verteilerliste etc.)
- zentraler Terminkalender für alle Benutzer
Es können beliebig viele Adressen und zu jeder Adresse beliebig viele Vorgänge angelegt werden. Durch inkrementelle Suche und Volltextsuche wird auch bei sehr großem Datenbestand alles sofort gefunden.
Eingehende E-Mails werden beim Lesen sofort dem entsprechenden Vorgang zugeordnet. Egal, ob die Bearbeitung durch eine Antwort-E-Mail, durch ein Telefongespräch, durch einen konventionellen Brief (Microsoft Word) oder durch eine interne Notiz erfolgt: Jede Maßnahme wird beim Vorgang "abgelegt". Andere eingehende Post oder bereits vorhandene Dokumente können als Datei eingefügt oder unmittelbar eingescannt werden.
Ausgehende E-Mails werden ebenso wie Telefongespräche oder konventionelle Briefe (Microsoft Word) aus dem Vorgang heraus erzeugt. Sie sind daher fest in dem Vorgang verankert.
Terminvereinbarungen - wie Besprechungen - werden in den Vorgang und in den persönlichen Terminkalender eingetragen. Daneben ist ein Eintrag im zentralen Terminkalender möglich - auch für weitere Personen oder Sachmittel (z.B. Besprechungszimmer).
Wiedervorlagetermine werden bei jedem Vorgang festgehalten. Erinnerungen an seine Wiedervorlagen erhält jeder Mitarbeiter täglich, auch mehrfach, wenn sich die Erledigung verzögert. Die Überwachung der Wiedervorlage von verhinderten Mitarbeitern - z.B. bei plötzlicher Erkrankung - wird durch in Sekunden aufrufbare Listen ermöglicht.
Jeder Vorgang hat einen Verantwortlichen. Diese Hoheit bleibt bestehen oder kann weiter gegeben werden, wenn die Bearbeitung an einen anderen Mitarbeiter elektronisch abgegeben wird.
Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
Eine Besonderheit ist die steuerliche Betriebsprüfung. Die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) sehen vor, dass dem Prüfer der Zugriff auf alle E-Mails mit "steuerrelevanten" Inhalten zu gewähren ist. Es besteht ein unmittelbares Zugriffsrecht, die Vorlage von Ausdrucken genügt nicht. Wenn sich in den E-Mail-Ordnern auch E-Mails mit "nicht steuerrelevanten" Daten befinden, erstreckt sich der Zugriff auch auf diese. Ein nachträgliches - elektronisches - Aussortieren ist nicht zulässig. Diese Regelung ist für alle beratenden Berufe von großer Bedeutung, da Mandantenpost der beruflichen Verschwiegenheit unterliegt und daher unter keinen Umständen einem Betriebsprüfer der Kanzlei zugänglich gemacht werden darf.
Daraus folgt, dass alle eingehenden und ausgehenden E-Mails bei der ersten Indexierung in "steuerrelevant" und "nicht steuerrelevant" unterteilt werden müssen. Das Programm COLLEGA Outlook Infodesk sieht diese Grundvoraussetzung ausdrücklich vor.
Das Programm COLLEGA Outlook Infodesk schafft nicht nur Ordnung in Outlook, sondern ist, wie ein Anwender meint "die perfekte Integration von Projektmanagement, Terminkalender, CRM und Mail-Verwaltung. Auch 200 Mails täglich sind mit dem Programm leicht zu verwalten".
Zu dem Thema wird COLLEGA laufend Seminare abhalten. |
