In vielen Programmen automatisiert verbuchen dank COLLEGA InvoiceReader
17.12.2009
Das Programm COLLEGA InvoiceReader wird jetzt zur automatisierten Verbuchung mit den Buchführungs- bzw. Rechnungswesen-Programm von Agenda®, BAB®, DATEV®, FibuNet®, RIB® und natürlich mit dem eigenen Rechnungswesenprogramm COLLEGA HSC-Finanz Plus® genutzt.
Gelobt werden die einfache Bedienung sowie der große Nutzen des Programms, das von Steuerberatern und Unternehmern eingesetzt wird. Jede Art der Aufgabenteilung zwischen Steuerberater und Mandanten ist möglich. So kann der Steuerberater wie bisher den Pendelordner mit Belegen bekommen und die Rechnungen anstelle der Handerfassung einscannen und automatisiert verbuchen. Das andere Extrem ist, dass der Mandant die Belege einscannt und die gesamte Buchführung selbst erstellt. Dann bearbeitet der der Steuerberater am Monatsende nur die fertigen Zahlen des Mandanten für den Monatabschluss und die betriebswirtschaftliche Beratung. Jederzeit kann die Aufgabenteilung – auch vorübergehend zum Beispiel bei Urlaub oder Krankheit des Stammpersonals des Mandanten – verändert werden. COLLEGA InvoiceReader setzt sich aus sechs Komponenten zusammen. (1) Das leistungsfähige Scan-Modul digitalisiert auch schwierige Dokumente in hoher Qualität. Wenn der Mandant einscannt, werden die Dateien an den Steuerberater zur weiteren Bearbeitung mit Standardmitteln übertragen. (2) Das Erkennungsprogramm liest die für das Akzeptieren und Bearbeiten der Rechnungen notwendigen Daten (z.B. Umsatzsteuer-Pflichtangaben) und bereitet die Buchungssätze vor. Dabei werden die Absender- bzw. Adressangaben mit den Stammdaten der Fibu abgeglichen und daraus die Kreditoren- oder Debitoren-Konten und, soweit aus früheren Buchungen erkennbar, auch die Sachkonten vorgeschlagen.
Das gilt auch für Umsatzsteuer und Vorsteuern. Splitbuchungen (Aufteilungsbuchungen) sind selbstverständlich möglich. Das Programm meldet, wo sich Erkennungsfehler eingeschlichen haben könnten. Solche oder falsche Kontierungs-Vorschläge lassen sich einfach von Hand korrigieren. Wichtig ist: Es wird nichts eingetippt. Daten werden von dem Beleg mit Mausklick in die Buchungsmaske übernommen. (3) Das Übergabe-Tool bereitet die Buchungssätze anschließend für das jeweilige Fibu-Programm auf und übergibt sie zur automatischen Verbuchung. (4) Das Recherche-Modul. Eingescannte Dokumente können aus der Buchung jederzeit auch nach Jahren angezeigt werden. (5) Das Dokumenten-Modul. Die elektronische Belegsammlung kann dem Mandanten zum Beispiel als CD zur einfachen Suche überlassen werden. (6) Das Archiv-Modul. Jederzeit – auch nachträglich – lässt sich die elektronische Belegsammlung in ein dokumentensicheres elektronisches Archiv erweitern.
Die Module 1 bis 4 erleichtern und beschleunigen die laufende Arbeit, die Module 5 und 6 kann der Steuerberater als – honorarpflichtigen – Zusatznutzen anbieten.
In jedem Fall reduziert sich der Aufwand für das Verbuchen von Mandantenrechnungen erheblich. Die elektronische Vorerkennung und die Nachbearbeitung durch den Anwender erhöhen die Qualität und Sicherheit beim Buchen. Eingabefehler, wie zum Beispiel Zahlendreher, sind ausgeschlossen, da nichts mehr eingegeben wird. Das erspart langwierige Kontrollen und Sucharbeiten.
Durch dieses neue Verfahren wird wertvolle Zeit der Anwender eingespart, die für die Beratung im immer schwieriger werdenden Steuerrecht dringend benötigt wird.
COLLEGA InvoiceReader ist äußerst preiswert. Die Amortisation der Kosten ist eine Frage von wenigen Wochen. |
