E-Mail Fluten bändigen
18.11.2009
COLLEGA Software GmbH hat den Alleinvertrieb für Outlook Infodesk® für steuerberatende und wirtschaftsprüfende Berufe in der BRD übernommen und vertreibt die Software unter der Bezeichnung COLLEGA Outlook Infodesk®. Outlook Infodesk, geschaffen von Fischer Software – Berlin, Herrn Dipl.-Ing. Carsten Fischer, ist ein Informations-, Adressen-, Projekt- und Dokumentenmanagementsystem, das schnell und einfach in eine bestehende Outlook® / ExchangeServer®- Installation integriert werden kann. Der Anwender arbeitet in seiner gewohnten Outlook® – Umgebung und findet alle Notizen, Dokumente und E-Mails zu einer Adresse bzw. einem Vorgang mit einem Mausklick.
Outlook Infodesk® gewann auf der CeBIT 2008 den Innovationspreis der Initiative Mittelstand in der Kategorie DMS/Datenmanagement und wurde von der Zeitschrift „PC-Professional“ empfohlen. Das „Bändigen“ der E-Mail Fluten geschieht damit auf beeindruckend einfache Weise: Jede eingehende E-Mail wird mit einem Mausklick dem richtigen Vorgang zugeordnet. Andere eingehende oder bestehende Dokumente werden eingescannt oder per Drag and Drop in den Vorgang übernommen. Ausgehende Dokumente – E-Mails, Briefe, Excel-Tabellen, PowerPoint Folien etc. – werden aus dem Vorgang heraus erzeugt und sind damit automatisch an der richtigen Stelle „abgelegt“. Alle relevanten Informationen findet jeder Berechtigte in dem Vorgang. Alle Mitarbeiter eines Teams sehen alle, auch die von den anderen Mitarbeitern erzeugten Dokumente immer sofort beim Öffnen eines Vorgangs.
Anwendung mit "Deutschland Mail"
„Deutschland Mail“, die Politik hat alle Wege geebnet. Die entscheidende Neuerung „E-Mail per Einschreiben-Rückschein“ wird die Zukunftsform der qualifizierten elektronischen Post sein. Die sogenannte „gelbe Post“ wird weiter verdrängt. Papier-Akten werden durch elektronische Organisationsformen ersetzt werden. Die steigenden steuerlichen, handelsrechlichten und allgemeinrechtlichen Anforderungen an die ordnungsgemäße Archivierung elektronischer Dokumente und deren Wiederherstellung wird durch die Organisation, die COLLEGA Outlook Infodesk® bietet, erst richtig ermöglicht.
Die Steuerung der Vorgänge (Work-flow) sorgt für Terminüberwachung, Teamarbeit, Aufgabenzuweisung und Erledigungsüberwachung. So wird jeder Mitarbeiter täglich an seine offenen Termine erinnert. Oder es können alle Vorgänge eines plötzlich verhinderten Mitarbeiters auf „Knopfdruck“ festgestellt und einer anderweitigen Erledigung zugewiesen werden.
Mehr Übersicht und Flexibilität
Kein Stress. Keine Zettelwirtschaft. Alle Dokumente befinden sich in eindeutigen elektronischen Ordnungs-Strukturen und werden jederzeit sofort gefunden.
Serienbriefe und Serienmails – zum Beispiel Mandantenrundschreiben – werden unmittelbar aus dem Adressbestand sehr rasch erstellt. Jederzeit können Mandanten-Adressen frei definierbaren Kategorien zugeordnet werden, so dass sie auch ganz gezielt (Änderung der Rechtsprechung!) informiert werden können.
Eine Notebookversion macht es möglich, alles oder bestimmte Bereiche zur Bearbeitung außer Haus – zum Beispiel bei Mandanten - mitzunehmen. Nach der Rückkehr in die Kanzlei sorgt eine Synchronisations-Software für den vollständigen Datenbestand in der Kanzlei.
In der Ressourcen-Verwaltung werden neben dem gemeinsamen Terminkalender der Mitarbeiter auch die Benutzung von Sachen, wie Besprechungszimmer oder Kraftfahrzeuge für jeden Berechtigten erkennbar zentral verwaltet.
Uneingeschränkter Einsatz
COLLEGA Software GmbH und Fischer Software Berlin ermöglichen allen Anwendern der seit Jahren im Einsatz befindlichen Software „COLLEGA -Kanzlei“ über das Schnittstellenprogramm von COLLEGA die integrierte Nutzung beider Programme. Die Doppelerfassung oder Mehrfachverwaltung von Daten wird dadurch vermieden. Leistungserfassung, Auftragsverwaltung, Honorarabrechnung und Betriebswirtschaft der Kanzlei werden weiter mit dem Programm „COLLEGA -Kanzlei“ erledigt.
Steuerberater können COLLEGA Outlook Infodesk® unabhängig von den anderen eingesetzten Steuerkanzlei-Programmen nutzen. Die Adressdaten aus der „ZMSD“ der DATEV und anderer Kanzleiverwaltungsprogramme können übernommen werden.
Das Programm COLLEGA Outlook Infodesk® benötigt in der seltenen Form der Einplatzlösung keinen ExchangeServer®, der für Mehrplatzinstallationen notwendig ist. Microsoft Outlook® ab Version 2003 ist Voraussetzung.
Demoversionen über www.collega.de oder Programmvorstellung am 117. COLLEGA-TAG am 27. November 2007 in München.
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