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Dokumenten-Management in einem integrierten System
Das neue AGENDA DMS
04.08.2010
Da ein Teil Ihrer Dokumente inzwischen nur noch in elektronischer Form vorliegt (z. B. E-Mails, PDF-Dateien), ist die herkömmliche Papierakte meist unvollständig. Eine elektronische Akte kann diese Lücke schließen und sowohl papierbezogene als auch elektronische Dokumente verwalten. Die vollständige elektronische Akte in einem System reduziert Ihre Suchzeiten wesentlich und erhöht dadurch Ihre Servicequalität und die Reaktionszeit gegenüber Ihren Mandanten oder Kunden um ein Vielfaches. Alle Mitarbeiter profitieren von einem einheitlichen Wissensstand.
Mit dem neuen AGENDA DMS (Dokumenten-Management-System) erstellen und verwalten Sie Ihre Dokumente höchst effizient in einem einzigen Programm. Durch die nahtlose Verknüpfung mit den anderen AGENDA-Programmen nutzen Sie DMS in einem integrierten System und erhalten eine zuverlässige Informationsquelle für alle Informationen zu Mandanten, Lieferanten oder sonstigen Adressen.
Das Ablage- und Organisationssystem lässt sich durch freie Definition von Dokumenttypen und Schlagwörtern komfortabel an Ihre individuellen Anforderungen anpassen. Die von Ihnen definierten Schlagwörter stehen für weitere Suchen, Gruppierungen oder Filterfunktionen zur Verfügung. So erhalten Sie verschiedene Sichtweisen auf Ihren Dokumentenbestand. Sie können sich z. B. alle Dokumente eines bestimmten Zeitraums, eines bestimmten Mitarbeiters, eines Aktenzeichens, eines Projekts, sowie Kombinationen daraus anzeigen lassen. DMS bietet die Möglichkeit, einmal definierte Filter zu speichern, um diese immer wieder schnell zur Hand zu haben.
Über eine Workflow-Funktion können alle Dokumente ganz einfach von einem Bearbeiter zum nächsten weitergeleitet werden.
Besonders komfortabel und intuitiv ist der Import neuer Dokumente in AGENDA DMS. Egal ob Sie bereits gespeicherte Dateien importieren oder Papierdokumente scannen und gleichzeitig in DMS importieren möchten, die Vorgehensweise ist immer gleich. Jeder angeschlossene Scanner wird automatisch über die TWAIN-Schnittstelle von DMS erkannt.
Mit DMS verwalten Sie aber nicht nur Ihre Dokumente. Über den Funktionsumfang vieler am Markt erhältlicher Dokumenten-Management-Systeme hinaus erstellen Sie mit DMS Briefe, Faxe und E-Mails schnell und einfach auf Basis von Dokumentvorlagen. Durch die optimale Integration in das AGENDA-Gesamtsystem fügt DMS dabei über hundert Werte aus anderen AGENDA-Programmen, wie beispielsweise die ESt-Erstattung, selbstständig in das jeweilige Dokument ein. Selbstverständlich werden auch die Mandanten und Kundendaten aus der ZMIV, aus CRM oder aus FAKTURA automatisch ins Anschreiben integriert.
Bereits mit der Installation erhalten Sie vielfältige Standard-Dokumentvorlagen, die Sie individuell anpassen können. Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, Serienbriefe zu drucken und sogar personalisierte Serien-E-Mails zu erstellen und zu versenden. Alle erstellten Briefe oder E-Mails werden automatisch im DMS archiviert.
Weitere Informationen zum neuen Programm finden Sie unter www.agenda-steuerberater.de unter dem Punkt Office-Management.
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