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Es gab einmal eine Zeit, da waren alle Schriftgüter im Geschäftsleben Papierunterlagen. Da war beispielsweise klar, welche dieser Papiere aufbewahrt werden mussten. Im Zweifel genügte ein Blick in das von der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV) herausgegebene Buch "Aufbewahrungspflichten und -fristen nach Handels- und Steuerrecht. Darin sind auf über 50 Seiten die entsprechenden Unterlagen - von Abbaumeldungen bis Zwischenlagerbestandsnachweise - verzeichnet. Heute fallen immer mehr geschäftliche Unterlagen elektronisch an. Und da sind Fragen wie die nach der Aufbewahrung nicht mehr so leicht zu beantworten. Denken wir nur an die durch die GDPdU aufgeworfene: Was sind steuerlich relevante Daten? Diese Daten sind nicht mehr im Zusammenhang lokalisierbar wie auf einem Blatt Papier, sondern irgendwo verstreut in einer Datenbank. Welche Datenfelder aus welchen Datenbanktabellen gehören denn nun zu einem Dokument wie einer Rechnung? Das verrät uns auch die AWV-Übersicht nicht. Dazu wäre ein allgemein akzeptiertes Datenmodell für diesen Dokumenttyp nötig. Doch das haben wir leider nicht. Und so müssen wir uns in der Welt der Daten-"Dokumente" mit zuvor unbekannten Problemen auseinandersetzen. Die Entwicklung Richtung papierarmes/papierloses Büro ist in vollem Gange und nicht mehr aufzuhalten: Vom Dokument auf Papier über das Dokument auf "elektronischem Papier" wie PDF hin zum reinen Daten-Dokument, das nur noch aus einem strukturierten Datensatz besteht, der medienbruchfrei zwischen IT-Systemen ausgetauscht werden kann. So bringt der eine Mandant seinem Steuerberater für die Buchführung die Ausgangsrechnungen immer noch auf Papier, der nächste schickt sie eingescannt oder als PDF und der dritte packt die Exportdaten aus dem Fakturaprogramm in den Anhang einer Email. Dass das letztgenannte Verfahren für beide Seiten das effizienteste ist, liegt auf der Hand. Und so sollte es im Interesse aller sein, wo immer möglich in Geschäftsprozessen den Austausch strukturierter Daten anzustreben.
Ihr Gerhard Schmidt
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